คืองานที่เราเข้าไปศึกษาระบบและความต้องการของผู้บริหาร, จัดหา, ฝึกอบรม, ปรับปรุงระบบ ดูแลการใช้งานเบื้องต้น รวมทั้งเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม, ให้คำปรึกษา ทั้งระบบงานเฉพาะ, ระบบบัญชี เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาตรงความต้องการขององค์กร เหมาะสำหรับผู้ที่กำลังเริ่มระบบงานใหม่, ปรับปรุงระบบงานเดิม หรือขยายหน่วยงาน
การให้ผู้มีประสบการณ์เข้าไปช่วยวางแผนการทำงานให้ย่อมทำให้งานที่ต้องการ เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลา ทั้งเรื่องขั้นตอนการทำงาน, เรื่องคน, เรื่องโปรแกรมที่จะใช้ ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องที่ต้องวางแผนอย่าง ระมัดระวังรอบคอบ มิใช่ทำไปก่อนแล้วพอทำไปสักพัก(หรือหลายพัก)งานก็มีปัญหาบางครั้งก็เกินจะ เยียวยาแก้ไขเสียแล้ว
ปัญหาที่แก้ง่าย คือธุรกิจ ที่เพิ่งเริ่มต้นใหม่ เพราะทั้งงาน, ปัญหา, คน ยังน้อยมีอะไรสามารถที่จะ แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าธุรกิจที่เปิดมานาน (มากกว่า 3 ปี ขึ้นไป)ปัญหาที่เกิดมักจะยากและใช้เวลา ในการแก้ไขนานกว่าปกติ (ค่าใช้จ่ายยิ่งมากตามไปด้วย)
ขั้นตอนการวางระบบโดยทั่วไป ประกอบด้วย
* ศึกษาระบบงานเดิม
เพื่อเป็นข้อมูลในการทำงานต่อไป
* ประชุมความต้องการของผู้บริหาร
ว่าต้องการอะไร,นโยบายเป็นยังไง ให้ความสนใจอะไรพิเศษ
* วิเคราะห์ปัญหา/วางแผน
ว่าต้องทำอะไรยังไง จากที่เป็นอยู่ให้สอดคล้องกับความต้องการผู้บริหาร
* ประชุมแผน
ให้กับทีมปฏิบัติงาน, ทีมให้คำปรึกษา, และลูกค้าทั้งส่วนผู้บริหารและปฏิบัติการ
* ปฏิบัติตามแผน
เช่นการเปลี่ยนแปลงระบบงาน, การฝึกอบรมระบบใหม่, การติดตั้ง
* ติดตามและประเมินผล
ว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่, ต้องปรับแก้ไขอะไรตรงไหนอีกบ้าง
จากประสบการณ์ของสำนักงานส่วนใหญ่ ปัญหาของการวางระบบ จะอยู่ที่ขั้นตอนปฏิบัติ งานจริง ตามแผน เพราะหลายครั้งที่ประชุมกัน แบบหนึ่ง แต่ทำงานจริงอีกแบบหนึ่ง, บางครั้ง พนักงานเอง ไม่ยอมทำตาม, บางครั้งก็ผู้บริหารทำนอกแผน, ฉะนั้นการวางระบบ ทุกครั้งมักจะได้ผลลัพธ์ ที่ไม่ค่อยแฮปปี้กันทั้ง 2 ฝ่าย ทั้งผู้รับวาง/ผู้จ้าง บางครั้ง ปัญหาเยอะมากการแก้ไขใช้เวลาค่อนข้างมาก ทำให้ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากกับผู้จ้างจนรู้สึกไม่คุ้ม
ผู้รับจ้างวางระบบ !! ในตลาดมีมากมาย ประกาศรับงานอย่างคึกคัก ไม่เชื่อลองค้นหาคำว่า "รับวางระบบบัญชี" ที่ Google.com ดูซิครับ ขึ้นมาตั้งหลายร้อยราย ถ้าโทรไปคุยด้วย แผนการณ์ก่อนทำ, การเสนอ งานฟังดูน่าเคลิบเคลิ้ม ชวนฝัน ทำแล้วจะดีแบบนั้นจะดีแบบนี้ ส่วนใหญ่ทำไม่ค่อยสำเร็จสักเท่าไร หรือได้ไม่ เท่าที่คาดหวัง (รวมทั้งเราเองก็เหมือนกัน 555)เพราะค่าคาดหวังต่างกัน ผู้ว่าจ้างมักคิดว่าการจ้างคน วางระบบแล้วจะทำให้หมดปัญหาอย่างรวดเร็วและใช้เวลาสั้นๆ ในความเป็นจริงต้องใช้เวลาพอสมควรในการ ที่จะเยียวยาแก้ปัญหาที่พบ
แนวทางการเลือกผู้วางระบบที่บริษัทฯ ควรเลือกมีดังนี้ครับ
ประสบการณ์ เป็นยังไง เคยทำอะไรมาบ้าง ไม่ว่าการทำงาน, การวางระบบ แนวธุรกิจที่ทำมา, ผลลัพธ์ที่ได้ เป็นยังไง คุยมาก มักไม่ค่อยได้เรื่อง ..
ปัจจุบันทำงานอะไร เป็นพนักงานประจำที่ไหนหรือไม่ ส่วนใหญ่มักจะชอบถ้าบอกว่าทำงานประจำให้ที่ ใหญ่ ๆ บริษัทฯ ใหญ่ ๆ เพราะเห็นชื่อเสียงดี ขอให้ถามสักนิดว่าเขาทำหน้าที่อะไร, แล้วถ้างานเรา มีปัญหาเขามีแผนการณ์แก้ไขงานเร่งด่วนยังไง, ถ้าทำเป็นอาชีพจะดีกว่า(ติดตามได้ง่าย)
การคิดค่าบริการ ดูว่าคิดยังไงราคาเท่าไร, มีความสมเหตุสมผลไหม คิดแบบครั้งเดียวเบ็ดเสร็จ(เหมา) หรือคิดแบบรายครั้ง, รายเดือน ให้ถามให้ละเอียด เลือกแบบที่เราพอใจ แต่ผมให้ประเด็นไว้ ถ้าผู้รับงาน คิดค่าใช้จ่ายแบบเหมา ส่วนใหญ่ เสร็จครับ !! ทะเลาะกันทุกราย เพราะคนรับงานไม่สามารถแบกรับต้นทุน ในอนาคตได้ไหว จนต้องเลิก(หนี) ไปในที่สุด เพราะผู้จ้างมักจะใช้งานคุ้ม(เกินคุ้ม) ไม่รู้จะโทษใคร
แนวทางในการทำงาน หรือขั้นตอนในการทำงานครับ ให้ถามให้ละเอียดว่ามีแผนการทำงานยังไง, เพื่อจะได้ศึกษา ดูว่าผู้รับจ้่างมีความเป็นมืออาชีพขนาดไหน และน่าจะทำงานให้เราแค่ไหน
ที่เหลือก็เป็นการสรรหาว่าจ้างกัน ขอให้ทุกท่านโชคดีในการเลือกผู้ให้บริการ ..
การให้ผู้มีประสบการณ์เข้าไปช่วยวางแผนการทำงานให้ย่อมทำให้งานที่ต้องการ เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลา ทั้งเรื่องขั้นตอนการทำงาน, เรื่องคน, เรื่องโปรแกรมที่จะใช้ ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องที่ต้องวางแผนอย่าง ระมัดระวังรอบคอบ มิใช่ทำไปก่อนแล้วพอทำไปสักพัก(หรือหลายพัก)งานก็มีปัญหาบางครั้งก็เกินจะ เยียวยาแก้ไขเสียแล้ว
ปัญหาที่แก้ง่าย คือธุรกิจ ที่เพิ่งเริ่มต้นใหม่ เพราะทั้งงาน, ปัญหา, คน ยังน้อยมีอะไรสามารถที่จะ แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าธุรกิจที่เปิดมานาน (มากกว่า 3 ปี ขึ้นไป)ปัญหาที่เกิดมักจะยากและใช้เวลา ในการแก้ไขนานกว่าปกติ (ค่าใช้จ่ายยิ่งมากตามไปด้วย)
ขั้นตอนการวางระบบโดยทั่วไป ประกอบด้วย
* ศึกษาระบบงานเดิม
เพื่อเป็นข้อมูลในการทำงานต่อไป
* ประชุมความต้องการของผู้บริหาร
ว่าต้องการอะไร,นโยบายเป็นยังไง ให้ความสนใจอะไรพิเศษ
* วิเคราะห์ปัญหา/วางแผน
ว่าต้องทำอะไรยังไง จากที่เป็นอยู่ให้สอดคล้องกับความต้องการผู้บริหาร
* ประชุมแผน
ให้กับทีมปฏิบัติงาน, ทีมให้คำปรึกษา, และลูกค้าทั้งส่วนผู้บริหารและปฏิบัติการ
* ปฏิบัติตามแผน
เช่นการเปลี่ยนแปลงระบบงาน, การฝึกอบรมระบบใหม่, การติดตั้ง
* ติดตามและประเมินผล
ว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่, ต้องปรับแก้ไขอะไรตรงไหนอีกบ้าง
จากประสบการณ์ของสำนักงานส่วนใหญ่ ปัญหาของการวางระบบ จะอยู่ที่ขั้นตอนปฏิบัติ งานจริง ตามแผน เพราะหลายครั้งที่ประชุมกัน แบบหนึ่ง แต่ทำงานจริงอีกแบบหนึ่ง, บางครั้ง พนักงานเอง ไม่ยอมทำตาม, บางครั้งก็ผู้บริหารทำนอกแผน, ฉะนั้นการวางระบบ ทุกครั้งมักจะได้ผลลัพธ์ ที่ไม่ค่อยแฮปปี้กันทั้ง 2 ฝ่าย ทั้งผู้รับวาง/ผู้จ้าง บางครั้ง ปัญหาเยอะมากการแก้ไขใช้เวลาค่อนข้างมาก ทำให้ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากกับผู้จ้างจนรู้สึกไม่คุ้ม
ผู้รับจ้างวางระบบ !! ในตลาดมีมากมาย ประกาศรับงานอย่างคึกคัก ไม่เชื่อลองค้นหาคำว่า "รับวางระบบบัญชี" ที่ Google.com ดูซิครับ ขึ้นมาตั้งหลายร้อยราย ถ้าโทรไปคุยด้วย แผนการณ์ก่อนทำ, การเสนอ งานฟังดูน่าเคลิบเคลิ้ม ชวนฝัน ทำแล้วจะดีแบบนั้นจะดีแบบนี้ ส่วนใหญ่ทำไม่ค่อยสำเร็จสักเท่าไร หรือได้ไม่ เท่าที่คาดหวัง (รวมทั้งเราเองก็เหมือนกัน 555)เพราะค่าคาดหวังต่างกัน ผู้ว่าจ้างมักคิดว่าการจ้างคน วางระบบแล้วจะทำให้หมดปัญหาอย่างรวดเร็วและใช้เวลาสั้นๆ ในความเป็นจริงต้องใช้เวลาพอสมควรในการ ที่จะเยียวยาแก้ปัญหาที่พบ
แนวทางการเลือกผู้วางระบบที่บริษัทฯ ควรเลือกมีดังนี้ครับ
ประสบการณ์ เป็นยังไง เคยทำอะไรมาบ้าง ไม่ว่าการทำงาน, การวางระบบ แนวธุรกิจที่ทำมา, ผลลัพธ์ที่ได้ เป็นยังไง คุยมาก มักไม่ค่อยได้เรื่อง ..
ปัจจุบันทำงานอะไร เป็นพนักงานประจำที่ไหนหรือไม่ ส่วนใหญ่มักจะชอบถ้าบอกว่าทำงานประจำให้ที่ ใหญ่ ๆ บริษัทฯ ใหญ่ ๆ เพราะเห็นชื่อเสียงดี ขอให้ถามสักนิดว่าเขาทำหน้าที่อะไร, แล้วถ้างานเรา มีปัญหาเขามีแผนการณ์แก้ไขงานเร่งด่วนยังไง, ถ้าทำเป็นอาชีพจะดีกว่า(ติดตามได้ง่าย)
การคิดค่าบริการ ดูว่าคิดยังไงราคาเท่าไร, มีความสมเหตุสมผลไหม คิดแบบครั้งเดียวเบ็ดเสร็จ(เหมา) หรือคิดแบบรายครั้ง, รายเดือน ให้ถามให้ละเอียด เลือกแบบที่เราพอใจ แต่ผมให้ประเด็นไว้ ถ้าผู้รับงาน คิดค่าใช้จ่ายแบบเหมา ส่วนใหญ่ เสร็จครับ !! ทะเลาะกันทุกราย เพราะคนรับงานไม่สามารถแบกรับต้นทุน ในอนาคตได้ไหว จนต้องเลิก(หนี) ไปในที่สุด เพราะผู้จ้างมักจะใช้งานคุ้ม(เกินคุ้ม) ไม่รู้จะโทษใคร
แนวทางในการทำงาน หรือขั้นตอนในการทำงานครับ ให้ถามให้ละเอียดว่ามีแผนการทำงานยังไง, เพื่อจะได้ศึกษา ดูว่าผู้รับจ้่างมีความเป็นมืออาชีพขนาดไหน และน่าจะทำงานให้เราแค่ไหน
ที่เหลือก็เป็นการสรรหาว่าจ้างกัน ขอให้ทุกท่านโชคดีในการเลือกผู้ให้บริการ ..